E-Rechnung FAQ

Eine E‑Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine strukturierte elektronische Rechnung, die automatisiert von IT‑Systemen verarbeitet werden kann. Sie entspricht gesetzlichen Vorgaben und basiert auf festgelegten Datenformaten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).

Nein. Eine PDF‑Rechnung - auch wenn sie per E‑Mail versendet wird - ist keine E‑Rechnung. Sie gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“, da sie keine strukturierte Datengrundlage für eine automatische Verarbeitung enthält.

Beide Rechnungen wirken digital. Entscheidend ist jedoch nicht der Versandweg, sondern das Dateiformat: Eine echte E‑Rechnung besteht aus strukturierten Daten, nicht aus einem reinen Dokumentabbild.

Zu den gängigen E-Rechnungs-Formaten gehören zum Beispiel: XRechnung (rein strukturierte XML‑Datei, nur maschinenlesbare Daten) und ZUGFeRD (maschinenlesbare Daten mit eingebetteter PDF-Ansicht).

E‑Rechnungen ermöglichen

  • schnellere Verarbeitung,
  • weniger manuelle Eingaben,
  • geringere Fehleranfälligkeit
  • und unterstützen eine effizientere Rechnungsbearbeitung, sowohl auf Sender‑ als auch auf Empfängerseite.

Die gesetzlichen Regelungen zur E‑Rechnung betreffen in erster Linie Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Zu beachten ist, dass Rechnungen ohne gesetzliche Umsatz-/Mehrwertsteuer hiervon ausgenommen sind.

Privatkunden sind von der E‑Rechnungspflicht grundsätzlich nicht betroffen.

Sofern Sie umsatzsteuerlich als Unternehmer gelten, gelten die Regelungen zur E-Rechnung auch für Sie. Ausnahmen gibt es u. a. für Kleinunternehmer nach § 19 UStG und für bestimmte Umsätze.

Vereine sind betroffen, wenn sie unternehmerisch tätig sind (z. B. wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). Rein nicht‑unternehmerische Tätigkeiten fallen nicht unter die E‑Rechnungspflicht.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für E-Rechnungen für alle Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) mehr als 800.000 EUR betrug. Seit dem 1. Januar 2025 gilt bereits: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.

Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) und einzelne Sonderfälle besteht keine Verpflichtung zur E‑Rechnung.

Für die Erstellung von E‑Rechnungen ist in der Regel eine buchhalterische oder kaufmännische Software erforderlich, die strukturierte und maschinenlesbare Rechnungsformate unterstützt. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Softwareanbieter oder Ihre Steuerberatungskanzlei.

Damit eine Rechnung korrekt verarbeitet werden kann, müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in der E-Rechnung enthalten sein (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Name von Leistungserbringer und ‑empfänger).

Ausführliche und verbindliche Informationen stellt das Bundesministerium der Finanzen in seinen offiziellen FAQ zur E‑Rechnung zur Verfügung.

Darüber hinaus halten wir Sie auf unserer Website über alle relevanten Neuerungen auf dem Laufenden.

Für weitere Fragen oder Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatungskanzlei oder an das zuständige Finanzamt.